• Gestion et conservation de documents

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Numérisation et traitement documentaire

Avec notre service de numérisation vous pouvez stocker, rechercher et partager en toute sécurité les fichiers numériques que Novem Solution a créés, notamment à partir du format papier ou de documents numériques originaux. Les utilisateurs autorisés peuvent rechercher, récupérer et partager les informations dont ils ont besoin à tout moment.

Numérisez votre espace de travail pour :

Stocker, localiser, rechercher et partager des documents rapidement et facilement. Contrôler l’accès afin que seuls les utilisateurs autorisés puissent consulter et accéder à vos informations.

Gagner du temps et réduire les coûts en éliminant les processus papier manuels.

Conservation des archives

Les archives sont indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise : elles renferment ses informations stratégiques et historiques et revêtent une importance capitale pour la prise de décisions futures. La conservation de documents est une obligation légale, en fonction de la nature de ceux-ci et de l’activité de votre société.

Vous devez donc mettre en place une stratégie d’archivage de documents efficace, afin que ces derniers soient conservés en lieu sûr et que vous puissiez y avoir accès facilement lorsque vous en avez besoin.

Service clés en main

Plus votre entreprise se développe, plus le nombre de documents augmente, rendant difficile leur organisation et leur sauvegarde. Une partie de vos archives se retrouve en général au sous-sol, une autre dans un bâtiment extérieur et vous, vous ne savez plus où trouver l’information que vous recherchez.

Novem Solution vous apporte son soutien et vous aide à optimiser vos processus documentaires:

 

  • Réduction de vos coûts de conservation en optimisant l’utilisation de vos locaux
  • Diminution du temps de recherche d’informations
  • Mise en conformité et maîtrise des durées légales de conservation
  • Maîtrise des risques et des pertes des informations vitales
  • Accès facile et sécurisé à vos informations à tout moment

Audit, Conseil et Ingénierie archivistique

L’analyse des flux documentaires de votre structure durant la phase d’audit est essentielle pour vous conseiller sur une organisation documentaire optimale et rationnelle.

Nos archivistes professionnels peuvent intervenir pour:

  • Réaliser un audit de votre système d’archivage ;
  • Établir un inventaire et procéder au tri de vos documents ;
  • Mettre en place une méthodologie de gestion documentaire et former votre personnel : charte globale d’archivage, plan de classement, référentiel de conservation… ;
  • Concevoir l’implantation de vos salles d’archives et vous aider à optimiser le conditionnement de vos documents.

Novem Solution intervient en amont de tous vos projets de gestion de documents, quelle que soit la problématique : stockage, gestion, dématérialisation, destruction. Les consultants Novem sont des experts en ingénierie archivistique. De formation supérieure en gestion documentaire, ils interviennent sur l’analyse de l’existant, le traitement de fonds et la mise en place d’outils de gestion et de recherche de l’information. Ils garantissent le respect des normes d’archivage et le suivi de la réglementation en vigueur.

Des experts

Destruction sécurisée d’archives et de documents confidentiels

Les fuites de données peuvent coûter très cher à votre entreprise. Protégez ce qui compte : détruisez vos archives et vos documents confidentiels ! Pour éviter une fuite de données qui pourrait nuire à votre réputation, confiez la destruction de vos documents confidentiels à un spécialiste de la sécurité de l’information. Novem Solution propose toute une gamme de services de destruction papier, de destruction d’archives et de destruction de disques durs.