Archivage Numérique

Archivage numérique des documents : derrière ces mots d’apparence simple se cache une des révolutions technologiques majeures du XXIe siècle pour le monde de l’entreprise. Plutôt que d’être entreposées sur des étagères et exposées aux sinistres, les archives sont rangées, numérisées et enregistrées sur un serveur centralisé. On peut ainsi avoir accès à tous ses documents en un clic en se rendant sur son compte sécurisé, qui rassemble l’ensemble des données numérisées.

 

L'archivage électronique des documents est un gain inestimable de rapidité, de sécurité et d’efficacité.

Avec Novem Solution, il est possible de classer, stocker et transférer des documents de tous formats. Notre logiciel personnalisé centralise toutes les archives de votre compagnie en un seul espace virtuel et permet d’y accéder à partir de n’importe quel poste informatique (Mac et Windows), tablette ou téléphone intelligent.

Les données sont disponibles à tous les employés de l’entreprise, ou seulement à une partie d’entre eux si vous le désirez. L'archivage électronique des documents permet un accès aux archives sécurisé et protégé par un mot de passe. L’ensemble des branches et établissements affiliés sont synchronisés pour une recherche cohérente, organisée sur un modèle identique pour tous. Il est aussi possible de garder vos archives sur les serveurs intranet de l’entreprise pour y avoir accès même quand vous n’êtes pas en ligne.

Meilleure classification, meilleure indexation, meilleure conservation de vos documents : votre entreprise y gagne aussi en cohérence. Pour une société faisant face à une masse d’archives toujours plus importante, les bénéfices en termes de gestion et de cohésion interne sont sans commune mesure.

 

Grâce à nos scanners à la pointe de la technologie, vos papiers sont convertis automatiquement au format électronique. La numérisation permet d’éviter :

  • la perte des documents,
  • le vol,
  • les dégâts occasionnés par les sinistres.

Dès leur arrivée dans nos locaux, vos documents sont classés et font l’objet d’un enregistrement automatique via un code-barre, après quoi ils sont gardés dans nos entrepôts sécurisés le temps que vous le désirez. Novem Solution propose différents types de formules, mais dès le forfait de base, vous profitez d’un accès immédiat et permanent à vos documents physiques. Car la gestion électronique des documents, ce n’est pas la destruction des archives papier, c’est leur double sauvegarde.